Dokumentation von Umweltleistungen

Die Dokumentation ist keine lästige Pflicht. Selbst wenn sie gesetzlich verordnet ist, verschafft sie Unternehmenführung und Mitarbeitern einen Überblick über Betriebsabläufe, -zustände und -vereinbarungen über den Tag hinaus.

Quelle: Harald Wanetschka / pixelio.de

Umweltrelevante Betriebsabläufe sollten schriftlich dokumentiert werden und damit dauerhaft nachvollziehbar sein. Das stößt auf Widerstände. Schließlich läuft der große Teil der Kommunikation mündlich ab: Das ist flexibel und schnell. Die schriftliche Dokumentation hat aber auch Vorteile, bisweilen ist sie ein Muss – etwa über die Betriebssicherheitsverordnung oder zur haftungsrechtlichen Vorsorge.

Unternehmer sind daher angehalten, wichtige Entscheidungen, Regelungen und Ergebnisse zu dokumentieren. Verstärkt wird dies durch die Lebenserfahrung, derzufolge schriftliche Sachverhalte für Dritte deutlich mehr zählen als ungeschriebene Regeln und die Betriebspraxis.

Nachweispflicht

Typisches Beispiel ist der Nachweis von Unterweisungen zu Gefahrstoffen: Behauptet hier ein Mitarbeiter nach einem Unfall, dass er sich nicht erinnern könne, jemals über die richtige Handhabung unterwiesen worden zu sein, so lastet die gesamte Verantwortung für den Unfall zunächst auf dem Unternehmer. Mit der schriftlichen Dokumentation der Unterweisung inklusive Unterschrift des Mitarbeiters kann er die Verantwortungslage klären.
Weitere Dokumentationsbeispiele sind:

• Nachweisscheine zur Abfallentsorgung (Entsorgungsnachweise, Begleitscheine, Übernahmescheine, Zertifikate von Entsorgungsfachbetrieben)
• Eigenkontrollen der Anlagen (Absauganlagen, Ölabscheider, elektrische Geräte und Maschinen)
• Wartungsnachweise von Fachfirmen (Druckluft, Ölabscheider, Absauganlagen, Heizungsanlagen)
• Prüfprotokolle von Sachverständigen (Druckbehälter, Tanks, VAwS-Anlagen)
• Behördliche Genehmigungen und Schriftstücke
• Schulungs-, Qualifikations- und Unterweisungsnachweise
• Betriebliche Umweltleitlinien

TIPP: Es gibt viele Computerprogramme, die bei der Dokumentation helfen. Das spart Platz für die Archivierung und verbessert den Zugriff auf ältere Dokumente
Eine ebenfalls wichtige Dokumentationsvorgabe kommt aus der Arbeitssicherheit und dem Gesundheitsschutz. In §6 des Arbeitsschutzgesetzes wird eine Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung verlangt. Diese muss die festgelegten Maßnahmen und die Ergebnisse der Überprüfungen enthalten. Kleinbetriebe unter zehn Mitarbeitern können Erleichterungen bei der Dokumentation in Anspruch nehmen. Näheres steht im Arbeitsschutzgesetz und dessen Erläuterungen.

TIPP: Vielfach bestehen zwischen Umweltschutz, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz enge Verknüpfungen. Typisches Beispiel ist die Handhabung von Gefahrstoffen, die sowohl der menschlichen Gesundheit als auch der Umwelt schaden. Von daher ist es sinnvoll, eine zusammengefasste Betrachtung und Bewertung der Arbeitsabläufe vorzunehmen und die dabei gefundenen Gefährdungen für Umwelt, Sicherheit und Gesundheit entlang des Arbeitsablaufes gemeinsam zu dokumentieren (prozessbezogene Vorgehensweise).
Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflichten für die Dokumente sind sehr unterschiedlich. Beispielsweise gilt für Nachweisscheine zur Abfallentsorgung, dass sie mindestens drei Jahre aufbewahrt werden müssen. Prüfbescheinigungen über die Dichtheit von Abwasserkanälen hingegen müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Generell sollten Prüfnachweise mindestens bis nach der nächsten Prüfung aufbewahrt werden.

TIPP: Informationen zu Aufbewahrungsfristen für die Dokumentation geben die Rechtsberater der Kammern und Fachverbände.
Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie auch im Kapitel Nachweisverfahren.

Glossar

ArbSchG
Gesetz über die Durchführung von Maßnahmen des Arbeitsschutzes zur Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Beschäftigten bei der Arbeit (Arbeitsschutzgesetz - ArbSchG).
Den Gesetzestext finden Sie hier

Betriebssicherheit
Betriebssicherheit hat den Schutz der Beschäftigten vor Gefahren zum Ziel, die durch Arbeitsmittel entstehen können. Arbeitsmittel im Sinne der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) sind Werkzeuge, Geräte, Maschinen oder Anlagen. Beispiele: Kreissägen, Fahrstühle, selbstfahrende Arbeitsmaschinen, Lager für brennbare Flüssigkeiten.

Entsorgung
Unter Entsorgung von Abfällen wird sowohl die Beseitigung als auch die Verwertung von Abfällen verstanden.

Gefahrstoffe
Werk-, Betriebs- oder Hilfsstoffe, die ein besonderes Gefahrenpotenzial aufweisen. Gefahrstoffe sind gefährliche Stoffe und Zubereitungen, die bestimmte Eigenschaften wie beispielsweise giftig, ätzend oder reizend haben. Zu erkennen sind sie am Gefahrensymbol: oranges Feld mit schwarzem Piktogramm, z.B. Flamme für entzündlich, Totenschädel für giftig etc. Die Gefahrensymbole mit Beispielen sind im Bereich Recht > Gefahrstoffe und Gefahrgut > Gefahrstoffe > Umgang > Kennzeichnung aufgeführt. Die Kriterien für die Zuordnung gefährlicher Eigenschaften legt die Gefahrstoffverordnung in Verbindung mit der EU-Richtlinie 67/548 fest. Seit dem 1. Dezember 2010 gelten für Stoffe geänderte Einstufungs- und Kennzeichnungsvorschriften. Für Gemische sind die neuen Regelungen ab dem 1. Juni 2015 anzuwenden. Die altbekannten Symbole und Begriffe werden nahezu komplett ersetzt. Die neuen Vorgaben werden durch die neue europäische Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 über die Einstufung, Kennzeichnung und Verpackung von Stoffen und Gemischen (auch GHS-Verordnung genannt) festgelegt.

Den Verordnungstext finden Sie hier.

Gefährdungsbeurteilung
Gemäß § 5 ArbSchG muss der Arbeitgeber beurteilen, welche Gefährdungen für die Beschäftigten in seinem Betrieb mit ihrer Arbeit verbunden sind. Durch die Gefährdungsbeurteilung sollen also Ursachen für Arbeitsunfälle und arbeitsbedingte Gesundheitsbeeinträchtigungen erkannt und hinsichtlich Art und Umfang eines möglichen Schadens bewertet werden. Vorgaben für Gefährdungsbeurteilungen enthalten u.a. auch die Betriebssicherheitsverordnung, die Arbeitsstättenverordnung, die Gefahrstoffverordnung, die Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung und die Arbeitsschutzverordnung zu künstlicher optischer Strahlung.

Umweltleitlinien
Umweltleitlinien geben die Überzeugungen und Ziele der Betriebsleitung wieder, die sie im betrieblichen Umweltschutz hat. Sie stellen damit einen Teilbereich der Gesamtziele des Betriebes dar. Vom Grundsatz her geht es bei den Umweltleitlinien meist um Schutz und Pflege der natürlichen Lebensgrundlagen, die Förderung eines nachhaltigen Handelns und die Verankerung des Umweltschutzes als Selbstverständlichkeit im Denken und Handeln aller Betriebsangehörigen.


Unterweisung
Die Unterweisungen der Beschäftigten zum Schutz vor Gefahren müssen vor der Beschäftigung und danach mindestens einmal jährlich mündlich und arbeitsplatzbezogen erfolgen. Vorgaben finden sich u.a. in der Gefahrstoff-Verordnung. Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisungen sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen. Der Nachweis der Unterweisung ist zwei Jahre aufzubewahren.


VAwS
Verordnung über Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen und über Fachbetriebe (Anlagenverordnung wassergefährdende Stoffe - VAwS).
Den Verordnungstext finden sie hier.

Die Festlegung von Anforderungen an Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen war bisher den Ländern vorbehalten. Dies führte dazu, dass jedes Bundesland eine eigene Anlagenverordnung (VAwS) hat. Seit der zum 1. März 2010 in Kraft getretenen Neufassung des Wasserhaushaltsgesetzes sind Vollregelungen des Bundes möglich. Eine Bundes-VAwS liegt im Entwurf vor. Mit der Verabschiedung, die zu veränderten Anforderungen führen kann, ist Mitte 2013 zu rechnen.

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